Beschwerdeprozess der Bizerba SE & Co. KG
Verfahrensordnung für Beschwerden nach LkSG bei der Bizerba SE & Co. KG
1. Ziel und Anwendungsbereich
Diese Verfahrensordnung beschreibt den Ablauf und die Anforderungen für das Einreichen und Bearbeiten anonymer Beschwerden über menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verstöße, die im Zusammenhang mit unserem Unternehmen oder unseren Lieferanten stehen.
2. Einreichung einer Beschwerde
- Sie können Ihre Beschwerde anonym über dieses Online-Portal einreichen.
- Sie können die Meldung in Ihrer Landessprache verfassen. Das Portal übersetzt automatisch auf die jeweils benötigte Sprache.
- Ihnen entstehen durch die Meldung keinerlei Kosten.
3. Inhalt der Beschwerde
Bitte stellen Sie folgende Informationen bereit, soweit es möglich ist:
- Beschreibung des Vorfalls: Detaillierte Beschreibung des Vorfalls oder der Beobachtung.
- Ort und Zeit: Angabe des Ortes und Zeitpunkts des Vorfalls.
- Betroffene Personen oder Bereiche: Informationen zu den betroffenen Personen oder Bereichen.
- Beweise oder Hinweise: Jede Art von Beweis oder Hinweis, der zur Untersuchung beitragen kann.
4. Vertraulichkeit und Schutz
- Vertraulichkeit: Ihre Beschwerde wird vertraulich behandelt. Auch wenn Sie anonym bleiben, wird Ihre Identität, sofern bekannt, geschützt.
- Schutz vor Repressalien: Wir setzen alles daran, sicherzustellen, dass Sie keine Nachteile durch die Einreichung der Beschwerde erfahren.
- Um die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu wahren, wurden zahlreiche Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO umgesetzt. Die von uns eingesetzte Plattform der Innolytics AG erarbeitet alle Kundendaten in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Innolytics darf bei der Datenverarbeitung die folgenden Subunternehmer zu den jeweils genannten Leistungen einschalten:
- Eingehende Nutzeranfragen werden über einen Traffic Manager in der Microsoft Azure Cloud in Frankfurt/Main verarbeitet. Dieser leitet die Nutzeranfragen an den Innolytics Webserver mit der geringsten Auslastung weiter, um eine kontinuierlich hohe Zugriffsgeschwindigkeit zu gewährleisten.
- Die Software wird in einer Multi-Server-Architektur bei der Hetzner Online GmbH in Bayern gehostet. Die Webserver und der Datenbankserver sind voneinander getrennt.
- Dateien (Bilder, Videos etc.) werden im Dienst S3 der Amazon AWS Cloud in Frankfurt/Main bzw. bei Microsoft Azure in Frankfurt/Main gespeichert. Als Backup-Server dienen die Azure Cloud von Microsoft mit dem Standort Frankfurt sowie das System Strato HiDrive in Berlin.
- Es bestehen Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung gem. Art. 28 (3) DSGVO. Wenn Subunternehmer durch Innolytics eingeschaltet werden, müssen die vertraglichen Vereinbarungen mit den Subunternehmern so gestaltet werden, dass sie den Anforderungen zu Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit zwischen den Vertragspartnern dieses Vertrages entsprechen. Dem Lizenznehmer sind Kontroll- und Überprüfungs-rechte entsprechend § 7 dieser Vereinbarung in diesen Verträgen mit den Subunternehmern in der Weise einzuräumen, dass sie den Lizenznehmer, unbeschadet der Verantwortlichkeit Innolytics für die Subunternehmer, unmittelbar auch gegenüber den Subunternehmern berechtigen. Innolytics ist verpflichtet, dem Lizenznehmer auf eine entsprechende Anforderung hin Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen durch die Subunternehmer zu erteilen.
- Die Innolytics AG ist gegenüber dem Lizenznehmer für sämtliche Handlungen und Unterlassungen der von ihm eingesetzten Subunternehmer verantwortlich.
5. Bearbeitung der Beschwerde
- Eingangsbestätigung: Bei nicht-anonymer Einreichung wird eine Bestätigung mit eine Fallnummer und Zugangsdaten direkt nach Abschluss der Meldung angezeigt und per E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail Adresse versendet. Anonyme hinweisgebende Personen erhalten umgehend eine Bestätigung mit Fallnummer, um die Anonymität zu wahren.
- Prüfung und Bewertung: Ihre Beschwerde wird einer auf das LkSG und dessen Vertraulichkeitsanforderung an Beschwerden geschulten Person zugewiesen und von ihr geprüft oder als anonymisierter Sachvortrag an ein unabhängiges Team zur Prüfung gegeben. Eine erste aktive Rückmeldung erhält die hinweisgebende Person innerhalb 24 Stunden.
- Maßnahmen: Bei berechtigten Beschwerden werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um das Problem zu beheben.
6. Rückmeldung
- Information über den Status: Zu jeder Zeit können Sie sich über den Status Ihrer Beschwerde über die Fallnummer informieren.
- Schlussbericht: Nach Abschluss der Untersuchung erhalten Sie einen Abschlussbericht.
- Bitte loggen Sie sich spätestens 14 Tage nach Ihrer Meldung wieder in das System ein. Dann erfahren Sie mehr zum aktuellen Stand.
7. Dokumentation und Nachverfolgung
- Dokumentation: Alle Beschwerden und Maßnahmen werden dokumentiert, um die Nachverfolgung zu ermöglichen und die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überwachen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Ihre Beschwerden helfen uns, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
8. Kontakt
Falls Sie Fragen zu diesem Verfahren haben, können Sie sich auch an unsere:
Abschluss
Wir danken Ihnen für Ihr Engagement und Ihren Mut, auf mögliche Risiken und Verstöße hinzuweisen. Ihre Unterstützung hilft uns, unsere Verantwortung entlang der Lieferkette wahrzunehmen und Verbesserungen vorzunehmen.
Hier haben Sie die Möglichkeit, sich anonym zu beschweren: